Общая информация.
Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, которое, в соответствии с 54-ФЗ, записывает, хранит и передает информацию о каждой произведенной кассой операции оператору фискальных данных.
В онлайн-кассах должны применяться только ФН, внесенные в официальный реестр ФНС.
Каждый ФН имеет ограниченный срок действия. Сейчас на рынке доступны модели на 15 и 36 месяцев, но можно еще встретить и на 13 месяцев. В любом случае, по истечении срока действия ФН нужно заменить.
Как узнать дату замены ФН?
Вариант 1
Откройте карточку регистрации вашей ККТ. В нижней части карточки указана дата ее формирования – прибавьте к ней столько месяцев, на сколько рассчитан ваш ФН: 13, 15 или 36. Например: ФН на 15 месяцев зарегистрирован 15.07.2018 – его необходимо заменить не позднее 15.10.2019. Если карточки нет под рукой, ее можно скачать из личного кабинета ФНС с сайта www.nalog.ru.
Вариант 2
Зайдите в ваш личный кабинет у ОФД. Найдите ваш ФН в разделе с кассами, там будет указана дата его регистрации. Если не получается найти эту информацию самостоятельно, обратитесь в техническую поддержку вашего ОФД.
Вариант 3
В личном кабинете ОФД запустите поиск, выставив фильтр таким образом, чтобы он искал документ №1. Тип фискального документа - Отчет о регистрации. Проверьте дату формирования этого чека – она и будет датой активации вашего ФН.
Обратите внимание: онлайн-касса может быть зарегистрирована в ЛК ФНС позже, чем фискализирована, поэтому даты могут не совпадать.
Какой ФН выбрать для бизнеса?
Сроки работы ФН
По закону о применении ККТ, касса должна быть оборудована ФН, срок действия которого может составлять 13, 15 или 36 месяцев.
В соответствии с 54-ФЗ, ФН сроком действия не менее 36 месяцев обязательно должны быть оснащены организации и ИП, оказывающим услуги, а также применяющим специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН).
Вы можете использовать ФН сроком службы не менее 15 (13) месяцев, если вы попадаете хотя бы под одно из перечисленных условий:
- подакцизные товары;
- сезонный характер работы;
- использование ККТ в автономном режиме;
- совмещение с ОСНО;
- вы - платежный агент или субагент.
Важно: организации и предприниматели на общем режиме налогообложения вправе использовать любой фискальный накопитель - на 13, 15 или 36 месяцев.
Обратите внимание: по закону, после того, как вы завершили использование ФН в вашей ККТ(для этого нужно снять отчет о закрытии фискального накопителя обесточить онлайн-кассу и извлечь ФН), его нужно будет хранить еще 5 лет. Это нужно на случай, если будет необходимо проверить данные за прошедший период.
Формат фискальных данных и совместимость
Различные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных данных. Сейчас в РФ действует два формата фискальных данных (ФФД): 1.05 и 1.1. Формат ФФД 1.0 с 1 января 2019 года не работает и, если ваша онлайн-касса еще не перешла на него, вам нужно провести обновление. В перспективе планируется переход на единый формат фискальных данных – ФФД 1.1.
Обратите внимание: фискальныенакопители ФН 1 работают только с форматом 1.05 и с уже не используемым форматом ФФД 1.0, в то время, как фискальные накопители ФН 1.1 работают со всеми существующими форматами данных. Совместимость обозначается цифрами в названии модели ФН, например: ФН 1 и ФН 1.1.Более подробную информацию можно найти в Реестре фискальных накопителей: https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestr_fiscal/.
Как заменить ФН?
Внимание! Замену фискального накопителя (ФН) можно произвести самостоятельно, но это сложный и многоступенчатый процесс, строго регламентированный законом. Ошибка или сбой на любом этапе могут привести к тому, что вам придется покупать новый ФН и/или долго общаться с налоговой.
Если вы не уверены в своих силах – лучше обратиться к специалистам.
Сегодня замену ФН можно произвести в режиме онлайн, не посещая вашу местную Налоговую инспекцию.
Замену ФН лучше проводить в плановом порядке, пока онлайн-касса работает и ФН не заблокирован. Обычно оповещение о заполнении ФН приходит, когда на нем остается около 1% свободного места или незадолго до истечения срока эксплуатации.
Перед тем, как приступить к замене ФН, убедитесь именно в таком порядке, что у вас:
- Есть действующая электронная цифровая подпись (КЭП).
- Зарегистрирован личный кабинет налогоплательщика на сайте www.nalog.ru.
- Распечатаны все диагностические чеки вашей ККТ и сохранены все настройки вашей ККТ (наименование юрлица, ИНН, серийный и регистрационный номера кассы, коды защиты и т.п.) – это может понадобиться для последующего восстановления.
- Онлайн-касса поддерживает ФФД 1.05. Это обязательно с 1 января 2019*.
- У вашей онлайн-кассы есть стабильный выход в интернет.
- Закрыта смена и все накопившиеся на ККТ фискальные документы переданы в ОФД.
Если все в порядке, можно приступать непосредственно к замене.
- Снимите отчет о закрытии фискального накопителя.
- Обесточьте вашу онлайн-кассу и извлеките ФН.
- Установите новый ФН. Включите онлайн-кассу.
- Сформируйте на кассовом аппарате отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс.
- Проведите перерегистрацию ККТ в связи с заменой фискального накопителя в личном кабинете налогоплательщика на сайте www.nalog.ru.
- Скачайте новую карту регистрации ККТ из Личного Кабинета ФНС.
- Активируйте ККТ в личном кабинете ОФД, заполнив данные по кассе из новой карты регистрации.
*Если у вас на кассе ФФД 1.0, то при замене ФН после закрытия фискального накопителя, но перед тем, как вставить новый, обновите кассу до ФФД 1.05.
