Как правильно выбрать фискальный накопитель для вашего бизнеса?

Общая информация.

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, которое, в соответствии с 54-ФЗ, записывает, хранит и передает информацию о каждой произведенной по кассе продаже оператору фискальных данных.

В онлайн-кассах должны применяться только ФН, внесенные в официальный реестр ФНС.

Каждый ФН имеет срок действия ключа фискального признака. Сейчас на рынке можно встретить модели со сроками действия 13,15 и 36 месяцев. По истечении этого срока ФН требуется заменить.


Как узнать дату замены ФН?

Вариант 1
Откройте карточку регистрации вашей ККТ. В нижней части карточки указана дата ее формирования – прибавьте к ней 13 месяцев. Например: фискальный накопитель (ФН) зарегистрирован 15.07.2017 – необходимо заменить не позднее 15.08.2018.

Если карточки нет под рукой, ее можно скачать из личного кабинета ФНС с сайта www.nalog.ru, с помощью ключа электронно-цифровой подписи.

Вариант 2
Зайдите в ваш личный кабинет у ОФД. Найдите ваш ФН в разделе с кассами, там будет указана дата его регистрации. Если не получается найти эту информацию самостоятельно, обратитесь в техническую поддержку этого ОФД.

Вариант 3
В личном кабинете ОФД запустите поиск, выставив фильтр таким образом, чтобы он искал документ №1. Тип фискального документа - Отчет о регистрации. Проверьте дату формирования этого чека – она и будет датой активации вашего ФН.

Обратите внимание: дата фискализации ФН и дата регистрации кассы могут отличаться – онлайн-касса может быть зарегистрирована позже чем фискализирована.


Какой ФН выбрать для бизнеса?

Сроки работы ФН

Согласно новому порядку применения ККТ, касса должна быть оборудована ФН, срок действия которого может составлять 13, 15 или 36 месяцев.

При этом средняя емкость фискального накопителя (ФН):

  • 13 мес. – 170-180 тыс. операций
  • 15 мес. – 200-210 тыс. операций
  • 36 мес. – 490-500 тыс. операций

Выбирая модель, обратите внимание на емкость и сравните ее со средними показателями вашего бизнеса. Из-за переполненной памяти может случиться так, что вам придется менять ФН раньше заявленного срока эксплуатации.

По закону 54-ФЗ, ФН сроком действия не менее 36 месяцев обязательно должны быть оснащены организации и ИП, оказывающим услуги, а также применяющим специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН).

Если вы в этом списке, перейти на фискальный накопитель (ФН) с емкостью в 36 месяцев надо до 1 августа 2018.

Вы можете использовать ФН сроком службы не менее 15 (13) месяцев, если вы попадаете хотя бы под одно из перечисленных условий:

  • подакцизные товары;
  • сезонный характер работы;
  • использование ККТ в автономном режиме;
  • совмещение с ОСНО;
  • вы - платежный агент или субагент.

Важно: организации и предприниматели на общем режиме налогообложения вправе использовать любой фискальный накопитель - на 13, 15 или 36 месяцев.

Формат фискальных данных и совместимость

Различные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных данных. Сейчас в РФ действует целых три формата фискальных данных (ФФД): 1.0, 1.05, 1.1.

Обратите внимание: фискальный накопитель ФН 1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, в то время, как фискальный накопитель ФН 1.1 работает со всеми существующими форматами данных. Совместимость обозначается цифрами в названии модели ФН, например: ФН 1 и ФН 1.1.

Важно: В настоящее время планируется переход к единому формату – ФФД 1.1.


Что нужно для замены ФН по истечении срока?

  1. Подготовить ключ электронной цифровой подписи для подписания заявления о перерегистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
  2. Приобрести новый ФН;
  3. Зарегистрировать ФН.

Как проходит процедура замены ФН?

Внимание!
Перед принятием решения о замене ФН, просим вас тщательно подготовиться, продумать и взвесить все варианты. Замена ФН – процесс многоступенчатый, ответственный и не допускающий ошибок. В случае сбоя вам придется повторно покупать ФН.

1. Перед началом замены ФН необходимо передать все накопившиеся фискальные документы в ОФД. Обеспечьте ККТ свободным доступом в интернет и дождитесь завершения передачи.
Важно: При самостоятельной замене ФН мы настоятельно рекомендуем вам убедиться в том, что процесс завершен или обратиться для замены ФН к специалистам.

2. При отсутствии неотправленных документов, после передачи всех фискальных данных, необходимо снять отчет о закрытии фискального накопителя, т.е. провести закрытие архива ФН.
Важно: Желательно проводить замену ФН планово, пока онлайн-касса работает и ФН не заблокирован.

3. Проверьте наличие актуальной версии ПО кассы для использования ФФД 1.05. или старше. Если у вас в 2018 году не проводилось обновление программного обеспечения кассы необходимо обновить ПО до актуальной версии.
Важно: При обновлении ПО могут быть стерты все настройки кассы – наименование юридического лица, ИНН, серийный и регистрационный номера кассы, коды защиты и т.п. Необходимо перед обновлением ПО кассы распечатать все диагностические чеки и сохранить все настройки для последующего восстановления.

4. Произведите замену старого ФН на новый.

5. Проведите перерегистрацию ККТ в связи с заменой фискального накопителя в личном кабинете налогоплательщика на сайте www.nalog.ru. Для перерегистрации в ЛК ФНС вам потребуется действующая электронная подпись.
Важно: Поскольку перерегистрация в ЛК ФНС должна быть произведена не позднее одного рабочего дня после замены ФН – необходимо озаботиться наличием действующей электронной подписи заранее.

6. После перерегистрации - скачайте новую карту регистрации ККТ из Личного Кабинета ФНС. На данном этапе вам необходимо активировать ККТ в личном кабинете ОФД, заполнив данные по кассе из новой карты регистрации.

Вы всегда можете поручить замену ФН профессионалам и заказать ее в 2can.