Все, что вам необходимо знать об онлайн-кассах 2017. Что требует новый закон

Июль 2016 г. запомнился малому бизнесу наиболее крупной реформой в сфере продаж за прошедшее десятилетие. Тогда вышел Федеральный закон под номером 290, который вносит глобальные изменения в ФЗ №54 «О применении ККТ». Они гласят, что с 01.07.2017 электронные варианты чеков необходимо отправлять в налоговую службу посредством кассовых аппаратов.

Указанные изменения затронули и тех, кто никогда не сталкивался с названными устройствами. Теперь это актуально даже для людей, работающих по ЕНВД, ПСН. Для таких категорий бизнесменов онлайн-касса станет обязательной после первого июля 2018 г., однако пока на рассмотрение внесен законопроект, предлагающий продлить отсрочку внедрения подобных касс еще на один год.

Онлайн-касса: что это такое

Чтобы осознать весь масштаб нововведений, давайте сначала выясним, что представляет собой сам прибор. Это кассовый аппарат, обязанный удовлетворять новым требованиям, содержащимся в вышеуказанном ФЗ №54. Основные из них:

  • Касса размещает на фискальном документе ссылку, а также QR-код.
  • Касса отсылает потребителям и в ОФД цифровые варианты чеков.
  • В кассу следует интегрировать фискальный накопитель.
  • В обязательном порядке касса подключается к определенному ОФД.

Все эти пункты актуальны с 01.07.2017 г. Обратите внимание: подобная касса подразумевает под собой не только новую модель аппарата. Вполне реально модернизировать уже существующие устройства, что обойдется значительно дешевле.

Так, легко дорабатываются до необходимых требований все регистраторы, кассы нового поколения. Стоит подобное удовольствие всего 7500 рублей, из них 6000 приходится на фискальный накопитель, а 1500 – на документы с другим номером ККТ и шильды. Программное обеспечение обновляется автоматически, то есть бесплатно.

Все кассы, как модернизированные, так и абсолютно новые, утверждаются ФНС и регистрируются в отдельном реестре моделей ККТ. На сегодня онлайн-кассы можно объединить в следующие большие группы:

  • Автономные кассы представляют собой полностью автономные устройства с собственным программным обеспечением, для работы которых не требуется дополнительное оборудование.
  • POS-терминалы – компьютер с соответствующим программным обеспечением и подключенным фискальным регистратором. Это минимальная сборка, которая может успешно работать. Опционно к этой версии могут подключаться дополнительные устройства: сканер, денежный ящик и другие.
  • Фискальные регистраторы работают только в связке с компьютером, на котором установлено необходимое программное обеспечение. Это аппарат без дисплея и клавиатуры, самостоятельно способный лишь напечатать чек.

Кроме того, современные кассовые аппараты различают по сфере их применения. Различные области торговли и обслуживания имеют свои нюансы, которые закладываются в программном обеспечении онлайн-кассы. Поэтому касса для торговли алкоголем, например, будет отличаться от кассы для кафе или ресторана достаточно сильно. Внимательно изучите все возможности выбранной вами кассы, прежде чем сделать покупку.

Онлайн-кассы: принцип работы, что отображается в чеке

Обновленный ФЗ №54 вызвал и существенные перемены в схеме функционирования непосредственно кассового аппарата. Она выглядит таким образом: покупатель оплачивает товар, чек подготавливается онлайн-кассой и хранится в накопителе, а также отправляется ОФД. Далее оператор анализирует поступившую информацию, направляет ее в инспекцию. Одновременно накопитель получает ответное сообщение о принятии чека.

Если возникает необходимость, цифровую версию чека дублируют потребителю (выборочно на телефон либо почту). Этим занимается непосредственно кассир. В таком случае на печатном варианте чека указывают номер либо электронный адрес потребителя.

Новый чек, который формируется онлайн-кассой, включает такую информацию:

  • Название компании-продавца.
  • Адрес, по которому осуществлялась продажа.
  • Расчетная операция (приход, расход и т.д.).
  • Порядковый номер этого чека в смене.
  • ФИО кассира.
  • Наименование товара, его стоимость и количество.
  • НДС и налоговая ставка.
  • Порядковый номер чека, его фискальный идентификатор.
  • Стоимость товара с учетом скидки и НДС.
  • Способ оплаты (имеются в виду наличные либо электронные деньги).
  • Номер кассы, закрепленный при регистрации.
  • Заводской номер ФН.
  • ИНН продавца.
  • Форма налогообложения.
  • Номер смены.

Адрес продавца на чеке изменяется и зависит от того, где была произведена покупка. Если товар продавался в магазине, указывается адрес здания, в котором он находится. Когда торговля ведется с автомобиля, указывают его номер, модель. Адресом интернет-магазинов является адрес сайта, с которого ведется продажа. В последнем случае ФИО кассира на чеке указывать не обязательно.

Терминология

После появления онлайн-касс и посредников между налоговой инспекцией и продавцом выявилась необходимость во введении нескольких терминов для определения вещей и понятий. Рассмотрим основные.

Оператор фискальных данных (ОФД)
Представляет собой компанию-посредника, в обязанности которой включены прием фискальных данных у продавца и отправка их в налоговую. ОФД также осуществляет функцию хранения полученной информации в течение пяти лет, отправляет клиентам цифровые версии чеков.

Реестр онлайн-касс
Является списком официально одобренных ФНС России и подготовленных к работе в соответствии с изменениями в законодательстве. По состоянию на 01.12.2016 он уже содержал 43 модели, однако перечень постоянно обновляется, в него добавляется новая техника. Кроме этого, в реестре отображается каждая зарегистрированная касса. Ознакомиться со списками можно любому человеку. Для этого надо посетить сайт налоговой инспекции Российской Федерации.

Фискальный накопитель
Прибор для шифрования и пересылки фискальной информации оператору. Стал полноценной заменой традиционной контрольной ленты. Технические требования к этому аппарату установлены в законодательном порядке, и каждая его единица присутствует в официальном реестре. На сегодня на рынке существует всего одна модель ФН.

Фискальные данные
Это информация об операциях оплаты на определенной кассе.

Срок эксплуатации ФН
Определяется системой налогообложения конкретного предпринимателя и составляет: для ОСНО – 1 год и 1 месяц, что касается УСН, ЕНВД, ПСН – 3 года.

Отсчет времени начинается с момента активации прибора. После окончания срока эксплуатации закон обязывает владельца фискального накопителя хранить его в течение пяти лет. Замена на новый ФН производится самостоятельно, однако во избежание проблем во время регистрации и других непредвиденных ошибок лучше воспользоваться услугами сервисного центра.

Приобретение ФН
Купить его также можно в ближайшем сервисном центре. Стоимость фиксирована по всей территории Российской Федерации и составляет в среднем 6 000 рублей.

Договор с ОФД
Этот документ входит в категорию обязательных. Положение вписано в изменения к законодательству и является необходимым условием, чтобы зарегистрировать кассу. Обладатель ФН вправе заменить оператора на другого в какой угодно момент. Цена на услуги ОФД составляет 3 тысячи рублей за год.

Кому нужно пользоваться онлайн-кассой

Существует 5 типов предпринимателей, обязанных модернизировать систему:

  • Предприниматели, использовавшие кассовые аппараты до внесения изменений в законодательство.
  • Предприниматели, торгующие товарами, на которые установлены акцизные сборы. Собственники интернет-магазинов.
  • Лица, работающие в сфере услуг и ранее не использовавшие кассовые аппараты. Касается также индивидуальных предпринимателей, работающих по ЕНВД, ПСН, УСН.
  • Собственники терминалов для платежей, автоматов (вендинговых, торговых).

Все указанные категории должны отправлять в налоговую цифровые версии чеков, пересылать их потребителю по первому требованию.

Онлайн-кассы станут необходимы и бизнесменам, использующим БСО. После первого июля 2018 г. форма этих бланков кардинально меняется, составляться и печататься они должны посредством специального оборудования, которое является одной из модификаций онлайн-кассы и отправляет данные онлайн.

.Для каждой из категорий предпринимателей установлены собственные сроки перехода. В случае задержки с модернизацией оборудования предусмотрена административная ответственность.

01.02.2017
Останавливается регистрация касс старых образцов, больше не проводится замена ЭКЛЗ, стартует переход на использование онлайн-касс тех, кто собирается регистрировать новые аппараты.

31.03.2017
Срок установки обновленных касс для предприятий, торгующих алкогольной продукцией. Если до этого времени алкоголь продавался без использования кассового аппарата, предприниматель, согласно новому законодательству, обязан приобрести его и зарегистрировать. Нововведение касается любой алкогольной продукции (включая пиво) и не зависит от формы налогообложения.

01.07.2017
Крайний срок замены либо модернизации оборудования. Касается всех владельцев аппаратов.

01.07.2018
Этот срок является последним для предпринимателей, работающих на следующих налоговых ставках: ЕНВД и ПСН. К ним относятся также интернет-магазины и предприятия, обслуживающие население. С 2021 года таким предприятиям также будет обязательно указывать название товара и его число в формируемом чеке.

В случае двойной системы налогообложения, к примеру, УСН и ЕНВД, сроки перехода устанавливаются в отношении УСН, а другие системы не учитываются. Так, все предприниматели, уплачивающие налоги по ставке УСН, должны заменить систему до первого июля 2017 года.

Существуют категории предпринимателей, которые освобождаются от использования онлайн-касс. Их изменения в законодательстве не касаются. К ним относятся:

  • Продавцы на стихийных рынках.
  • Мастера, ремонтирующие обувь.
  • Предприниматели, осуществляющие торговлю с лотков, цистерн, тележек.
  • Киоски, распространяющие печатную продукцию.
  • Арендодатели, сдающие свое жилье.
  • Предприятия, ведущие расчеты в безналичном формате.
  • Кредитные фирмы.
  • Компании, работающие в сфере ценных бумаг.
  • Точки общепита в учебных заведениях.
  • Кондукторы.
  • Религиозные организации.
  • Мастера, производящие изделия народного промысла.
  • Изготовители марок для почты.

Также освобождаются от установки онлайн-касс лица, работающие в труднодоступных районах Российской Федерации. Однако список таких районов составляется и утверждается руководителями регионов.

Что необходимо для перехода на онлайн-кассу

Затягивать с этим делом не стоит, иначе можно опоздать к установленному сроку и получить штрафные санкции, которые, надо отметить, отнюдь не маленькие. Поэтому во избежание неприятностей лучше позаботиться о замене онлайн-кассы в самое ближайшее время. Существует определенный алгоритм, который поможет провести эту операцию быстро, мягко и без лишних проблем.

Порядок перехода

  1. Зайдите на сайт налоговой инспекции и посмотрите, есть ли в реестре модель вашего накопителя и кассы.
  2. Разработайте график, по которому проведете замену ЭКЛЗ.
    Изначально узнайте, когда истекает срок ее действия, чтобы не платить лишние деньги. Фискальный накопитель желательно установить сразу после завершения срока ее эксплуатации и перейти на онлайн-кассу.
  3. Обеспечьте магазин интернетом.
    Главное условие бесперебойного функционирования онлайн-кассы – стабильность соединения с сетью. Обращайтесь к основным провайдерам региона, как правило, они предоставляют качественный сервис. Уточните, предусмотрены ли специальные тарифные планы для предпринимателей. Поинтересуйтесь, что лучше – кабельное подключение кассы либо установка Wi-Fi роутера.
  4. Поинтересуйтесь, существует ли обновленная программа для вашей кассы.
    Если ваша касса работает с программным обеспечением с дополнительными функциями, например, с системой учета товаров, стоит выяснить, будет ли оно дорабатываться с учетом новых изменений в законодательстве, узнать совместимость актуальной версии с онлайн-кассой, дату нового релиза и его стоимость. После этого установите сроки перехода.
  5. В налоговой службе снимите старый аппарат с регистрации.
    Изначально получите отчет с ленты в ЦТО, после составьте заявление в налоговой инспекции. После этого в карте владельца кассового аппарата вам должны поставить соответствующую отметку и выдать ее на руки.
  6. Подпишите договор с ОФД.
    Он нужен для регистрации модернизированного или нового оборудования. Свяжитесь с несколькими операторами, внимательно изучите предлагаемые ими условия и стоимость услуг. Договор заключается в электронном виде и считается действительным после вашей регистрации на сайте оператора. Вам не придется физически посещать офис и заполнять кучу бумаг. Все происходит онлайн.
  7. Завершающий этап – регистрация кассы.

Согласно законодательству, это можно сделать в режиме офлайн и онлайн. В первом варианте вы готовите требуемый пакет документов, пишете заявление, лично посещаете налоговый орган. Фискальный накопитель и кассовый аппарат придется взять с собой. Спустя некоторое время вы получите регистрационный номер.

Второй вариант значительно экономит время, но требует наличия электронной цифровой подписи. Ее необходимо предварительно оформить в каком-либо центре сертификации. Далее действуете по следующему алгоритму:

  • Регистрируете личный кабинет на ресурсе nalog.ru.
  • Заполняете соответствующую форму.
  • Вводите в определенные поля номера регистрации фискального накопителя и кассы.
  • Указываете реквизиты вашего оператора.
  • Если вы все сделаете без ошибок, то налоговая служба выдаст вам уникальный номер кассового аппарата.

Ответственность за нарушения

Уже в феврале 2017 г. была практика выписывания штрафов за пренебрежение новыми правилами. Диапазон сумм достаточно велик и начинается от 3000 рублей, а заканчивается полным запретом торговой деятельности. Если же брать конкретику, то выглядит это следующим образом.

Использование аппарата, не соответствующего изменениям в законодательстве:

ИП – 3 тысячи р.
ООО – 10 тысяч р.
Отсутствие онлайн-кассы:
ИП – от 25 до 50% от стоимости проданного товара, но минимум 10 тысяч р.
ООО – от 75 до 100% от стоимости проданного товара, но минимум 30 тысяч р.

Не отправлен чек по настоянию покупателя:

Для всех форм организации – 10 тысяч рублей.
Административные наказания значительно упростили. В первый раз вы можете отделаться и устным предупреждением. Следующее нарушение может повлечь за собой запрет на торговую деятельность до трех месяцев, что может быть губительным для вашего бизнеса. Поэтому лучше законодательство не нарушать и работать исключительно в правовом поле.

Как выбрать кассу

Изначально определитесь, какие требования вы предъявляете к новой онлайн-кассе. Попробуйте описать ваш торговый павильон посредством простых вопросов, что поможет выяснить необходимый функционал.

  1. Хотите ли автоматизировать бизнес, используя онлайн-кассы?
    Если ответ утвердительный, вам необходима касса, которая может работать с популярными системами складского учета, например,1С. Если отрицательный, выбирайте кассовый аппарат, в функционале которого есть возможность выгрузки информации в привычных таблицах Exсel.
  2. Собираетесь ли работать с алкогольной продукцией?
    При положительном ответе вам необходима касса, адаптированная под ЕГАИС, которая поддерживает режим взаимодействия с УТМ и обладает функцией списания остатков.
  3. Имеется ли специалист в сфере высоких технологий?
    На сегодня онлайн-касса представляет собой именно IT продукт, который, кроме функции формирования чека, соединяется с интернетом, связывается с оператором фискальных данных и имеет средства криптографии. В связи с этим для ее обслуживания и ремонта необходим соответствующий специалист. А если у вас в штате такая должность не предусмотрена, то желательно заключить абонентский договор с приличным сервисным центром, который будет следить за сохранностью вашего кассового оборудования.

Теперь вы можете принять взвешенное решение и выбрать кассовый аппарат, оптимально подходящий для ваших нужд.

Лучший выбор онлайн-касс для вашего бизнеса

  1. Онлайн-кассы 2can в полной мере соответствуют актуальным изменениям в ФЗ 54 и обладают расширенным набором функций, необходимых для облегчения ведения торговли:
    • Онлайн-касса.
    • Система складского учета.
    • Мобильный терминал для приема банковских карт.
  2. Подходят не только для одного магазина, но и для целой торговой сети.
  3. Несколько комплектов оборудования на выбор.
  4. Онлайн-касса в вашем мобильном телефоне!
  5. Лучшие тарифные планы.
  6. Первые 30 дней бесплатно!

2can оказывает помощь в постановке вашей онлайн-кассы на учет и проводит обучение в формате Skype-конференций либо при личной встрече. Наша поддержка работает круглосуточно семь дней в неделю.

Будем рады видеть вас среди наших клиентов!