Одна из основных задач любого бизнеса — правильно организовать товарный учет и контроль остатков на складе. Делать это вручную утомительно и долго: товаров может быть очень много, и информация о каждом требует регулярного обновления.
Автоматизация этих процессов выгодна любому владельцу бизнеса — качественное управление товарами на складе позволяет оптимизировать закупки, а освободившееся время можно направить на решение более содержательных задач.
Итак, разбираемся, как настроить автоматический товарный учет в 2can.
Что такое остатки?
Остатки товара — это товар на складе или в торговой точке. К остаткам относятся как запасы товара, так и его избытки, которые могут возникать, если товара было закуплено слишком много или его плохо раскупают.
Чем больше остатков, тем меньше прибыль, поскольку непроданный товар — это «замороженные» деньги.
Во-первых, остатки занимают место на складе. Если вы арендуете склад, то несете лишние расходы на аренду. Если храните остатки на собственном складе — отнимаете место у других, потенциально более популярных товаров.
Во-вторых, многие товары со временем портятся. Чем дольше они лежат у вас на складе, тем меньше времени остается, чтобы успеть их продать. Просроченные товары и вовсе придется выбросить, а с ними — и прибыль, которую вы могли бы получить.
Что такое товарный учет?
Товарный учет — это информация о всех операциях с товаром, выполненных в торговой точке. Например, сколько товара было закуплено, сколько распродано, а сколько осталось на складе.
Товарный учет позволяет поддерживать порядок на складе, контролировать движение поступающих и отпускаемых товаров, вести бухгалтерию и налоговый учет. Выполнять все эти действия нужно ежедневно.
Товарный учет может быть ручным или автоматизированным. В первом случае информация о поступившем и проданном товаре записывается от руки, например в тетрадь. Автоматизированный учет ведется с помощью специальных приложений, которые могут быть размещены в интернете или на вашем компьютере.
Автоматический товарный учет или ручной?
- Затраты времени. При автоматическом учете не нужно вручную заполнять документы, подсчитывать товар или вести записи (что иногда приходится делать отдельно по окончании рабочего дня). Снижается роль человеческого фактора: при ручном учете кассир может что-то неправильно посчитать, забыть внести информацию или оставить неразборчивую запись. Все это потенциально ведет к потере выручки.
- Мониторинг спроса. При ручном учете сложно быстро реагировать на изменения спроса. Разбираться с тем, какие товары покупают чаще или реже всего, приходится задним числом и в ручном режиме.
- Остатки по товарам и сроки годности. При ручном учете следить за этими параметрами сложнее. В случае с остатками риски для вас как владельца бизнеса могут быть не так высоки: если покупатель не найдет нужный товар, потому что тот неожиданно закончился, в лучшем случае он уйдет в этот раз и вернется в следующий, в худшем — найдет другой магазин, в котором этот товар есть в наличии, и станет его постоянным клиентом. Но вот срок годности — это уже более серьезная проблема. Если клиент увидит, что вы продаете товар с истекающим сроком годности, это чревато жалобами и возвратами. Возможны и совсем неприятные ситуации — например, клиент может отравиться просроченными продуктами.
- Передача данных бухгалтерии. При ручном учете данные в бухгалтерию приходится передавать каждый день. Это может приводить к ошибкам и дублированию данных. Автоматизация снимает эту проблему. Кроме того, декларации и отчеты для налоговой тоже готовятся автоматически. Таким образом, от автоматизации выигрывают не только кассир и работник склада, но и бухгалтер.
|
Автоматический товарный учет |
Ручной товарный учет |
|
Учет товаров происходит автоматически в специальных программах |
Количество товара в наличии и остатков записываются в тетрадь |
|
Спрос определяется автоматически |
Необходимо самостоятельно высчитывать спрос на каждый товар |
|
Система уведомляет вас, если один из товаров закончился или его срок годности подходит к концу |
Кассир просматривает каждый товар на складе, чтобы отслеживать срок годности |
|
Документы и счета автоматически направляются в бухгалтерию и налоговую |
Кассиру необходимо передавать записи в бухгалтерию самостоятельно |
Какой вид товарного учета выбрать?
Сложность товарного учета зависит от размера вашего бизнеса. Если бизнес невелик и вы полностью доверяете кассиру и работнику склада, может хватить и ручного учета. Но даже если у вас вообще нет наемных работников и вы единолично выполняете функции продавца, кассира и работника склада, вы все равно можете выиграть от автоматизации — хотя бы за счет того, что сэкономите свое время, которого и так мало.
Бизнес считается микропредприятием, если в нем занято до 15 работников, а доход составляет максимум 120 млн рублей в год. При таком масштабе потребность в автоматизации уже заметна: как только вместе начинают работать много людей, это кратно повышает вероятность сбоев и ошибок при ручном учете. Для бизнеса еще больше — от 16 сотрудников — уже однозначно нужен автоматический товарный учет, который поможет ускорить и упростить работу торговых точек, склада и бухгалтерии.
Товарный учет в решениях 2can
Модуль складского учета 2can поможет вам навести порядок с товарами — для этого в системе есть весь необходимый функционал.
Основные возможности модуля 2can:
- Полноценный складской учет: работа с несколькими складами, учет товаров и услуг
- Торговый учет: учет доходов, расходов и даже долгов
- Работа с покупателями и контрагентами
- Автоматическая печать документов
- Система продвинутых отчетов
- Разделение доступа для различных категорий пользователей: кладовщик, кассир, курьер, менеджер
- Синхронизация с внешними сервисами для малого бизнеса
Теперь при работе с остатками покупатель не сможет добавить в корзину товар, которого нет на складе. Когда товары закончатся, они будут автоматически скрыты или переведены в статус «Нет в наличии». Эта функция избавит вас от ситуаций, когда покупатель делает заказ с предоплатой, а товара не оказывается на складе.
Как организовать товарный учет в 2can?
Зарегистрируйтесь или войдите в ваш личный кабинет 2can Cloud. Перед началом работы с модулем складского учета, настройте профиль компании и изучите основные сущности и интерфейсы системы. Настройка профиля компании позволит сэкономить много времени в будущем, так как все документы для контрагентов формируются автоматически.
В разделе «Учет» вы сможете найти несколько блоков, которые помогут вам автоматически вести учет товаров. Например, в блоке «Операция» вы можете выбрать одну из нескольких функций работы с товаром, таких как приход, продажа, прием заказа, снятие остатка или списание.
Вы можете выбрать торговую точку (магазин или склад), а также поставщика или покупателя, с которым работаете в данный момент. Блок для работы с торговой точкой позволяет, например, отследить остатки в этой точке.
Чтобы добавить новый товар в систему, выберите в меню вкладку «Каталог товаров», в правом верхнем углу нажмите на кнопку «Создать товар» и выберите тип товара. Заполните поля и сохраните. Укажите ваши цены (закупочную, основную и со скидкой) на вкладке «Цены». Также укажите ставку НДС.
Чтобы принять товар на склад, перейдите в раздел «Учет» и в разделе «Операция» выберите позицию «Приход». В блоке «Торговая точка» выберите нужный магазин. В этом же блоке вы можете нажать на товар и указать, сколько единиц этого товара вы приняли на склад. Товар добавится в корзину. Далее нужно нажать «Принять». После этого товар переместится на вкладку «Остатки», где можно отслеживать оставшееся количество его единиц.
Чтобы отметить товар как проданный, в блоке «Торговая точка» выберите магазин, в котором была совершена покупка, затем в блоке «Операция» выберите позицию «Продажа». На вкладке «Остатки» нажмите на товар, который вы хотите продать, и укажите желаемое количество и цену продажи.
Как подключить работу с остатками к 2can Витрине?
Чтобы отслеживать остатки в 2can Витрине, выполните приход товара на склад и подключите товар в общих настройках Витрины. Если товар закончился, можно выбрать одну из двух опций: скрыть его в каталоге или отобразить надпись «Нет в наличии».
Теперь при работе с остатками покупатель не сможет добавить в корзину товар, которого нет на складе. Эта функция избавит вас от ситуаций, когда покупатель делает заказ с предоплатой, а товара не оказывается в наличии.
Как видите, работать с товарным учетом и остатками не так уж и сложно, особенно когда это происходит автоматически. Автоматизация этих процессов облегчает жизнь предпринимателя и освобождает время для решения более важных задач.
