Облачная касса для ООО и ИП. Что это такое и кому подходит?

Время на чтение статьи - 10 минут.

С момента появления первых облачных касс прошло уже пять лет. Но, несмотря на это, у многих предпринимателей до сих пор нет четкого представления о том, что это такое и кому доступно использование виртуальной онлайн-кассы без кассового аппарата. Предлагаем разобрать самые сложные моменты. Из сегодняшнего материала вы узнаете, как работает облачная касса, чем она отличается от обычного аппарата, кто может продавать без физического устройства.

Содержание:

В 2017 году вступили в силу новые положения ФЗ №54, согласно которым фискализация должна вестись в онлайн-режиме. Это требование сделало невозможным использование обычных касс, фиксирующих информацию с помощью контрольной ленты. Современная контрольно-кассовая техника в режиме реального времени отправляет сведения о выполненных транзакциях в ОФД, который затем перенаправляет их в ФНС. Отсюда следует, что все кассовые аппараты, используемые в настоящее время, представляют собой онлайн-кассу. Однако далеко не каждая онлайн-касса является облачной.

Что такое касса в облаке и в чем ее отличие от онлайн-кассы?

Широкое распространение интернет-технологий привело к тому, что значительная часть бизнес-процессов ушла в онлайн. В интернете мы покупаем одежду и заказываем еду, обучаемся на курсах и консультируемся с врачами, приобретаем билеты и оплачиваем подписки на музыку и кино. С точки зрения пользователя это просто и удобно. Предпринимателям сложнее, ведь в соответствии с 54-ФЗ, они обязаны не только оправить информацию о совершенной транзакции в ОФД, но и выдать клиенту чек. Как это сделать, если продавец и покупатель находятся на расстоянии нескольких сотен или тысяч километров? В этом помогают облачные кассы.

Если физическая онлайн-касса - это оборудование, установленное в магазине или офисе, то облачная — это сервис, предназначенный для учета и фискализации продаж без контрольно-кассовой машины, но с соблюдением всех требований 54-ФЗ. В данном случае предприниматель не имеет доступа к технике, так как последняя находится в дата-центре. При этом он принимает платежи, а также формирует и отправляет электронные чеки через специальное приложение.

Подключите облачную кассу с фискализацией платежей сразу из всех продуктов 2can за 2 300 ₽ в мес. ОФД входит в стоимость услуги.

Чтобы было понятнее, проведем следующую аналогию. Электронные документы можно хранить на ноутбуке или скинуть в облако. В первом случае придется купить устройство и постоянно носить его с собой, рискуя потерять или повредить. Во втором ответственность за хранение файлов ложится на облачный сервис, а пользователь имеет неограниченный доступ к документам из любого места, где есть интернет. То же касается и облачных касс. Продавцы арендуют их у специальных сервисов, техника стоит в защищенном дата-центре, и подключаются к ним для приема платежей на сайте, при выполнении каких-либо работ на выезде и т.д.

Как работает облачная онлайн-касса?

По алгоритму действий облачные кассы практически не отличаются от обычных кассовых аппаратов, которые можно увидеть в любом магазине.

Клиент оплачивает услугу или покупку.
Банк отправляет сведения о транзакции на облачную кассу.
Фискальный накопитель создает для потребителя электронный вариант чека.
Облачная касса передает информацию оператору фискальных данных.
ОФД отправляет сведения в налоговую службу.
Облачный сервис фиксирует сведения о выполненной операции.

А что, если одновременно происходит несколько транзакций? Например десять - как работает касса в этом случае? Точно так же! Она формирует виртуальную очередь и последовательно принимает каждую оплату. Поскольку автоматическая обработка данных происходит очень быстро, процесс не занимает много времени даже при одномоментном приеме десятков и сотен платежей.

Плюсы и минусы облачной кассы

Ключевая особенность облачной кассы - отсутствие физического оборудования на стороне продавца. Поскольку все процессы идут через облако, предпринимателю не нужно приобретать дорогостоящую технику. Это особенно важно для малого бизнеса, а также на старте любого проекта, когда бюджет ограничен. Облачный сервис берется в аренду и обходится заметно дешевле.

Дополнительные плюсы облачной кассы:

Надежность. Техника, обеспечивающая работу виртуальной кассы, находится в специально оборудованном помещении, где поддерживается оптимальный режим влажности и температуры, предусмотрено резервное питание, имеется подключение к двум или более провайдерам. В таких условиях риск отказа техники минимален.
Широкие возможности для интеграции. Облачная касса легко подключается к форме для онлайн-платежей на сайте, системам товарного учета, платным и бесплатным мобильным приложениям, эквайрингу. Благодаря этому удаленная онлайн-касса по функциональности не уступает обычным.
Возможность одновременного использования несколькими работниками. Это особенно актуально для курьерских служб, такси и других сфер деятельности, где платежи принимаются выездными сотрудниками. В этом случае намного выгоднее воспользоваться услугами облачного сервиса, чем покупать удаленную кассу и терминалы для каждого курьера или водителя.

Отдельно стоит отметить простоту подключения и запуска виртуальной кассы для ИП и ООО. К примеру, регистрация в сервисе 2can Касса занимает буквально несколько минут, а для полноценной настройки приложения требуется не больше двух-трех часов.

К сожалению, своя ложка дегтя есть в любой бочке меда. Применительно к облачным кассам такой ложкой стала невозможность использования в некоторых сферах деятельности. Так, 54-ФЗ запрещает применять онлайн-кассы без аппарата всем, кто ведет расчеты на собственной территории. В частности, их нельзя использовать в обычных магазинах, салонах красоты, заведениях общественного питания, пунктах выдачи заказов, билетных кассах и пр. Но если то же предприятие выполняет работы на выезде, применение облачной онлайн-кассы без кассового аппарата разрешено. Эта оговорка в законе позволяет комбинировать физические устройства с виртуальными сервисами для фискализации продаж. Например, в зале ресторана может использоваться стационарная касса, а при оплате доставки блюд на дом — облачная.

Кому подходит облачная касса без кассового аппарата?

Применение виртуальной кассы разрешено всем предпринимателям, которые не контактируют с клиентом в момент получения денег. Например, она оптимальна для оплаты товаров и услуг на сайтах. Кроме того, облачную кассу можно использовать в тех случаях, когда расчеты ведутся через удаленного работника: курьера доставки, водителя такси, сотрудника, оказывающего услуги на дому у клиента, и пр.

Перечислим самые распространенные ситуации, когда применение облачной кассы не только разрешено, но и максимально оправдано:

Онлайн-торговля. Самый популярный вариант — оплата товаров в интернет-магазине. Причем расчет может вестись как через личный кабинет или платежный сервис, так и через банковский перевод или курьера в момент доставки. Помимо этого, касса для приема платежей на сайте используется при оплате услуг. Например, клиент может оплатить курс на образовательном портале, посещение бассейна или консультацию психолога.
Оплата через автоматическое устройство. Это может быть мойка самообслуживания, парковочный терминал, вендинговый аппарат, любое другое оборудование, принимающее платежи без участия оператора.
Выездные услуги. Если предприниматель или его представитель выполняет работы на дому у клиента, он может использовать облачную кассу. При этом прием платежей возможен как через банковскую карту или СБП, так и наличными. Такой вариант подходит парикмахерам, сантехникам, мастерам по ремонту бытовой техники.
Услуги перевозчиков. Если пассажир не приобретал билет в кассе, то он может оплатить проезд на борту транспортного средства. Например, кондуктору электрички или водителю такси.

Что касается формы собственности предприятия, то она не имеет значения. Цифровая касса подходит как для ИП, так и для ООО. Не играет роли и режим налогообложения, на котором работает предприятие. Если нет никаких ограничений по сфере деятельности, то можно подключить облачную кассу для ИП на УСН, ОСНО, НПД и т.д.

Важно! Облачная касса с эквайрингом не подходит самозанятым. Во-первых, по закону они имеют право работать без использования контрольно-кассового оборудования. Во-вторых, самозанятый не может открыть расчетный счет в банке. А без него невозможно подключение эквайринга. В таких случаях оптимальным решением становится использование мобильного приложения 2can SoftPOS. Имея интеграцию с сервисом «Мой налог», оно обеспечивает удобный прием платежей как в онлайн-, так и в офлайн-среде.

Топ-5 вопросов, связанных с применением касс облачного типа

Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы? Согласно 54-ФЗ, продавец обязан выдать клиенту бумажный чек либо отправить его электронный аналог на почту. Документ формируется фискальным накопителем. Так что обойтись без накопителя не получится. Однако важно отметить, что, как и другое оборудование, ФН будет находиться не в офисе или магазине, а в дата-центре.
Какова стоимость облачной кассы? Итоговая сумма формируется из двух частей. Это стоимость аренды виртуальной кассы и расходы на фискальный регистратор. Единых тарифов не существует, поэтому итоговая цифра напрямую зависит от выбора сервиса. К примеру, аренда облачной кассы у онлайн-сервиса 2can стоит 2300 рублей. Причем при подключении эквайринга, предприниматель получает ряд дополнительных бонусов, в том числе может бесплатно пользоваться приложениями 2can Касса и 2can Витрина.
Разрешается ли подключать два онлайн-магазина к одной кассе? Согласно действующему законодательству, предприниматель может использовать одну кассу для приема платежей на нескольких сайтах. Однако нужно помнить, что она способна обработать не более 6000 чеков в сутки. Если у вас несколько крупных магазинов с большим количеством транзакций, возможно придется арендовать дополнительную виртуальную кассу.
А это вообще законно? По сути, облачная касса мало отличается от физической онлайн-кассы с фискальным регистратором. Разница только в том, что установлена она не в магазине или офисе, а в дата-центре. При этом облачная касса, как и обычный кассовый аппарат, фискализирует платежи и формирует чеки. Таким образом, ее использование не противоречит ФЗ №54 и абсолютно законно.
Насколько безопасно использование кассы в облаке? Безопасность является одним из ключевых плюсов облачных кассовых сервисов. Высокий уровень надежности объясняется тем, что дата-центры, в которых находится оборудование, максимально защищены от внешних воздействий, включая чрезвычайные происшествия, DDoS-атаки, сетевые ошибки, человеческий фактор и другие опасности.

Коротко о главном

Подведем итог всему вышесказанному и тезисно перечислим основные моменты:

Облачная касса — это не столько оборудование, сколько услуга, которую оказывают специальные онлайн-сервисы.
Применение виртуальной кассы не противоречит действующему российскому законодательству, поскольку она работает с соблюдением требований ФЗ №54.
Использовать облачную кассу могут предприниматели, осуществляющие расчеты вне стационарной точки: офлайн-магазина, офиса, салона красоты и пр.
Виртуальная касса подходит ИП и ООО, работающим на любых системах налогообложения, включая УСН.
Облачную кассу невозможно купить. Ее можно только арендовать у сервиса, предоставляющего подобные услуги.
Все затраты по обслуживанию виртуальной кассы ложатся на арендодателя. Пользователь может не беспокоиться о ремонте техники или обновлении ПО.
Облачная касса легко интегрируется с разнообразными платежными сервисами и позволяет принимать любые виды оплаты: банковской картой, наличными, через СБП и пр.

И в заключение. Условия использования облачной кассы, в том числе стоимость аренды, напрямую зависят от сервиса. Не хотите переплачивать? Воспользуйтесь услугами онлайн-платформы 2can. Мы не только предлагаем бизнесу разнообразные решения для приема платежей и управления продажами, но и ведем лояльную политику, обеспечивающую их доступность.

Выбираем налоговый режим: детали и тонкости

Вернуться к рубрикам