Лучшая онлайн-касса для ИП в 2023 году: как выбрать и не ошибиться?

Время на чтение статьи - 7 минут.

В мае текущего года Федеральному закону №54, регламентирующему использование ККТ на территории нашей страны, исполнилось 20 лет. За прошедшее время неоднократно менялись требования к применению контрольно-кассовых машин и технологии ведения учета. И конечно, изменились сами ККМ. Неудивительно, что при покупке онлайн-кассы у предпринимателей возникает множество вопросов. Как приобрести ККТ для магазина? На что обратить внимание при выборе? Чем отличаются самые дешевые варианты от более дорогих? Какую кассу купить для ИП? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в сегодняшней статье.

Содержание:

Онлайн-касса: что это такое и как работает?

По мере развития IT-технологий бизнес и торговля все больше уходят в онлайн. В интернете мы смотрим новости, заказываем справки, делаем покупки. Кассовое обслуживание тоже постепенно переходит в онлайн-среду. Этот процесс был начат государством в 2016 году и сегодня в целом завершен. Теперь вся фискальная информация отправляется в налоговую инспекцию в режиме реального времени. На практике это означает сокращение количества проверок, прозрачность, контроль и удобный учет. Но есть и минусы — чтобы система действовала, требуется заменить старые ККМ на новые устройства, работающие онлайн. Сейчас без онлайн-кассы никуда и за ними будущее.

Онлайн-касса это электронное кассовое оборудование нового поколения, которое постоянно находится на связи с налоговой. Как и старая контрольно-кассовая техника, online-кассы фиксируют факт оплаты и распечатывают бумажные чеки для потребителей. Однако есть и отличие — устройства не только хранят информацию в зашифрованном виде на специальном чипе, который называется фискальным накопителем, но еще и отправляют ее налоговикам с помощью операторов фискальных данных.

Упрощенно алгоритм работы кассы нового поколения выглядит так:

клиент оплачивает товар или услугу наличными либо с помощью банковской карты;
чек формируется продавцом, а в случае оплаты через сайт, автоматически;
касса распечатывает чек и одновременно фиксирует его данные в фискальном накопителе;
устройство отправляет информацию оператору фискальных данных для проверки;
ОФД обрабатывает поступивший от предпринимателя фискальный документ, после чего перенаправляет его в ФНС.

Итак, онлайн-касса представляет собой электронное устройство, предназначенное для формирования, передачи и хранения информации о совершенной оплате. При этом к применению на территории РФ допускаются только те аппараты, которые отвечают требованиям ФЗ №54.

Требования к электронным кассам для ИП

Какую онлайн-кассу выбрать для ИП? Устройство может быть дорогим или дешевым, максимально простым или со множеством опций. Главное, чтобы оно соответствовало следующим критериям:

наличие уникального заводского номера на корпусе;
наличие регистрационного номера, который получают в ФНС при постановке на учет;
наличие фискального накопителя для шифровки и хранения данных, а также возможность установки сменного ФН;
поддержка Ethernet, 3/4G или Wi-Fi для отправки информации ОФД;
возможность печати в чеке наименования услуги или товара;
возможность отправки электронного чека на email или по СМС.

Как правило, производители контрольно-кассового оборудования делают в инструкции пометку «соответствие требованиям 54-ФЗ» или «полное соответствие ФЗ №54». Если все данные есть в техпаспорте, можно переходить к сравнению технических параметров и выбирать устройство, которое подойдет конкретной компании по эксплуатационным характеристикам, а также по цене.

Онлайн, удаленная, облачная — это одно и то же?

Несмотря на повсеместное использование интернет-технологий, для среднестатистического человека многие термины остаются непонятными.

Возникает путаница при определении различных устройств. Произошло это и с контрольно-кассовыми машинами нового поколения. Чтобы в дальнейшем не путаться в терминологии, рассмотрим чуть подробнее онлайн-кассы, а также удаленные и облачные кассы.

Онлайн-касса — это максимально общий термин, применяемый ко всем ККМ, которые, во-первых, способны в режиме реального времени передавать информацию в ФНС, а во-вторых, оснащены фискальным накопителем. Таким образом, и стационарная касса для ИП, установленная в магазине, и удаленная, и облачная — все это онлайн-кассы.

Удаленная касса. Как правило, она представляет собой стационарное кассовое оборудование, которое дает возможность удаленно подключиться с другого устройства для проведения дистанционных операций. К примеру, ККТ может находиться в магазине, а сопряженное с ней оборудование у курьера.

Облачная касса. Существует распространенное заблуждение, что облачная и удаленная касса — это одно и то же. На самом деле это абсолютно разные вещи. Прежде всего потому, что удаленная касса является физическим устройством, тогда как облачная, по сути, не что иное как комплексная услуга. В этом случае вся техника, в том числе фискальный накопитель, находится в специальном дата-центре. А предприниматель может подключиться к сервису из любой точки, где есть сеть.

Итак, какая онлайн-касса лучше для ИП? Ответ на этот вопрос зависит от многих факторов. Сфера деятельности, масштаб компании, среднесуточное количество чеков — значение имеет каждая деталь. Кроме того, очень важно учитывать требования законодательства. К примеру, облачная касса не подходит для магазина, работающего в офлайн-среде. Но для службы доставки или интернет-магазина она станет оптимальным решением.

Виды онлайн-касс для ИП

Планируя купить ККМ для ИП на УСН (упрощенная система налогообложения), необходимо хотя бы ориентировочно представлять себе разновидности техники и понимать, в чем специфика каждого типа. Всего существует несколько классификаций. К примеру, контрольно-кассовое оборудование можно разделить на группы в соответствии с такими параметрами, как степень автономности, особенности подключения к сети, эксплуатационные возможности и т.д. Проще и понятнее всего классификация онлайн-касс по функциональности. В рамках нее различают такие типы, как:

Автономная касса для ИП на УСН

Визуально аппарат напоминает большой калькулятор. Он имеет миниатюрный дисплей и механическую клавиатуру. Последняя объясняет, почему эти кассы зачастую называют кнопочными. Автономные онлайн-кассы представляют собой наименее функциональный вариант контрольно-кассовой техники нового поколения. Они способны проводить простые операции и почти полностью исключают автоматизацию рабочих процессов. К примеру, устройство не поддерживает внешние системы учета товара и не может сканировать маркировку. Как следствие, область использования кнопочных онлайн-касс довольно узкая. Чаще всего их применяют в продуктовых павильонах с ограниченным ассортиментом, а также в выездной торговле.

Что касается преимуществ автономной контрольно-кассовой техники, то стоит отметить компактный размер, благодаря чему ее можно разместить даже в небольшом магазине. А наиболее важным плюсом данного оборудования является доступная цена. В среднем покупка обойдется в 6 000 – 12 000 рублей. Если предприниматель не нуждается во множестве опций и ищет недорогую онлайн-кассу для ИП, то автономное кнопочное устройство может стать вполне приемлемым решением.

Смарт-терминал

В сравнении с рассматриваемым выше устройством смарт-терминал намного функциональнее за счет специального программного обеспечения, чаще всего для ОС Android. Такая касса — аналог планшета или смартфона, что гарантирует ей по-настоящему широкие возможности. К примеру, оборудование может рассчитать не только общую стоимость покупок, но и скидки, сдачу и т.д. Еще одно преимущество смарт-терминалов заключается в том, что они допускают подключение разнообразных внешних систем: учета товара, автоматизированной программы лояльности, CRM и др. Кроме того, к ним можно подключить различное оборудование, включая сканер штрих-кодов.

Технологической базой для этого вида онлайн-касс служат смартфоны или планшеты с профессиональным ПО. Как следствие, управление уже не кнопочное, а сенсорное. От обычных бытовых гаджетов их отличает наличие встроенного принтера для распечатки чеков и фискального накопителя.

В зависимости от модели питание может быть аккумуляторным, сетевым или комбинированным. В первом случае терминал обычно изготавливается на базе смартфона и имеет компактный размер. Такие устройства используют курьеры, продавцы выездной торговли и т.д. Что касается кассы для магазина или супермаркета, то здесь более востребовано стационарное оборудование на основе планшетов.

Цены на устройства зависят от их возможностей и варьируются в пределах 15 000 – 40 000 рублей.

Все о 2can Касса 5 Plus

Подробнее

POS-система

По сути, это не контрольно-кассовая техника, а аппаратно-программный комплекс, полностью закрывающий потребности крупной торговой точки с большой проходимостью. В типовую комплектацию входит POS-компьютер со специальным программным обеспечением, принтер чеков со встроенным фискальным накопителем, сенсор или клавиатура, с помощью которых осуществляется взаимодействие с оборудованием, сканер штрих-кодов, ящик для денег, а также монитор для кассира и дисплей для покупателя.

В абсолютном большинстве случаев POS-системы — стационарный комплекс. Их можно увидеть в супермаркетах, гипермаркетах, сетевых ресторанах быстрого питания и т.д. «Продвинутая» онлайн-касса позволяет полностью автоматизировать торговые процессы и, как следствие, ускорить обслуживание потребителей.

Говоря о преимуществах POS-систем, нельзя не отметить такие качества, как совместимость с самым современным ПО, высокая производительность, возможность скомплектовать онлайн-кассу, соответствующую конкретным задачам бизнеса. Но есть и минус — высокая цена. За оборудование придется отдать 40 000 – 150 000 рублей.

Облачная онлайн-касса

Как уже отмечалось выше, облачная касса представляет собой не столько предмет, сколько услугу, предоставляемую специальными сервисами. Физическое оборудование (сама касса, фискальный регистратор и другие устройства) находится в дата-центре. Предприниматель взаимодействует только с мобильным приложением, которое устанавливается на смартфон или планшет. С его помощью можно принимать платежи, вести учет товаров, формировать электронные чеки, решать другие задачи бизнеса. В целом, облачная касса имеет тот же функционал, что и физическая. И да, она полностью соответствует требованиям ФЗ №54.

Единственным минусом облачных касс является то, что их использование доступно не всем предпринимателям. В частности, она не подходит тем, кто принимает оплату на своей территории. Например, ее нельзя использовать в офлайн-магазине, в парикмахерской или сервисе по ремонту бытовой техники. Однако если парикмахер оказывает услуги на дому у клиента или мастер выезжает к заказчику для починки холодильника, то применение облачной кассы не только разрешено, но и наиболее целесообразно. Причем, как с точки зрения удобства, так и в плане экономической выгоды, поскольку предпринимателю не приходится вкладывать средства в покупку онлайн-кассы. При этом важно сказать, что стоимость аренды облачного сервиса обычно сопоставима с затратами на обслуживание и ремонт физического оборудования. Таким образом, звание самой дешевой ККТ принадлежит именно облачным кассам.

Все о том, как превратить ваш смартфон в кассу

Подробнее

Отдельно стоит сказать о фискальных регистраторах. Иногда их включают в общую классификацию в качестве одного из видов ККТ. Но это ошибка, поскольку фискальный накопитель представляет собой не онлайн-кассу, а только ее часть. По сути, это блок памяти, состоящий из регистратора и принтера, предназначенный для шифрования и хранения данных, их отправки ОФД, а также для распечатки чеков.

Преимущества лучших онлайн-касс для ИП

Время не стоит на месте, и если в 2016 году, когда начался процесс перевода кассового обслуживания в онлайн, многие предприниматели не были рады изменениям, то сегодня большинство оценило преимущество ККТ нового поколения. Среди наиболее значимых плюсов онлайн-касс называют следующие:

минимизация затрат времени на посещение центра технического обслуживания;
возможность удаленной постановки контрольно-кассовой техники на учет;
интуитивно понятный интерфейс, упрощающий взаимодействие с ККМ;
возможность работать с большим количеством товарных позиций;
доступность личного кабинета с любого устройства, имеющего выход в сеть;
сбор статистики: время работы сотрудников, количество продаж, возвраты и т.п.

Также следует отметить широкий функционал контрольно-кассовой техники современного образца. Лучшие ККМ для предпринимателей на упрощенке обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов, дают возможности вести товарный учет, позволяют работать с закупками, решают множество других задач.

Как выбрать онлайн-кассу для ИП?

Практика показывает, что зачастую основным критерием выбора контрольно-кассовой машины становится цена. Однако важно понимать, что самые дешевые онлайн-кассы для ИП, относящиеся к кнопочному типу, имеют ограниченный функционал и не всегда соответствуют задачам бизнеса. С другой стороны, приобретать дорогую технику тоже не всегда целесообразно, поскольку только небольшая часть предпринимателей в полной мере использует ее возможности. Чтобы не переплачивать за «лишние» опции, нужно отталкиваться от потребностей конкретной компании.

Основные критерии выбора онлайн-кассы:

Возможность автономной работы. Эта характеристика особенно важна для продавцов, торгующих на открытом воздухе, а также для курьеров. В данном случае наличие аккумулятора будет совсем не лишним. Также стоит оценить время автономной работы на одной зарядке. Желательно, чтобы оно было не менее 10-12 часов. Альтернативное решение — использование облачных касс.
Габариты устройства. Полноценные POS-системы, безусловно, функциональны. Но в силу больших размеров они могут быть установлены далеко не везде. К примеру, такое оборудование вряд ли будет уместно в кафе, рассчитанном на несколько столиков. В этом случае стоит обратить внимание на компактные онлайн-кассы.
Производительность. Чем больше поток покупателей, тем выше требования к скорости работы устройства. Последняя зависит не только от времени печати чека, но и от других характеристик контрольно-кассовой машины. К примеру, на нее влияет ширина кассовой ленты и наличие автоотреза. Для магазинов, где продаются товары с длинными наименованиями, подходит оборудование, которое печатает чеки большой ширины. В этом случае название поместится в одну строчку, чек будет короче, соответственно его печать займет меньше времени. Функция автоотреза также увеличивает скорость обслуживания потребителей, поскольку работнику не придется тратить лишние секунды на отрыв ленты.
Особенности подключения к сети. Как правило, стационарное оборудование подключается через кабель, поэтому с ним проблем почти не бывает. Другое дело — мобильные устройства. Для их подключения может использоваться как кабель, так и Wi-Fi либо SIM-карта. Если роутер находится далеко от кассовой зоны, стоит обратить внимание на онлайн-кассы, которые подключаются к интернету с помощью симки.
Дополнительные опции. К примеру, в небольшую торговую точку с невысокой проходимостью можно приобрести онлайн-кассу со встроенным сканером. Покупка одного устройства вместо двух обойдется заметно дешевле. То же относится и к терминалу эквайринга.

И все-таки, как выбрать онлайн-кассу для предпринимателя на УСН? Чтобы не ошибиться при покупке, необходимо рассмотреть перечисленные выше критерии и соотнести их с потребностями конкретного бизнеса.

Особенности и преимущества облачных касс

Для предприятий с большим количеством выездных работников оптимальным решением станет облачная касса. Физически она находится в дата-центре, а все операции выполняются на планшете или смартфоне с установленным мобильным приложением. К примеру, курьер доставки может принять оплату с помощью телефона. При этом приложение в соответствии с требованиями ФЗ №54 сформирует электронный чек, отправит его в налоговую, а также на email покупателя. Этот же вариант подойдет интернет-магазинам, клининговым службам, компаниям, оказывающим услуги такси, вендинговому бизнесу, предпринимателям, работа которых связана с онлайн-сферой (интернет-кинотеатры, хранилища данных, фотостоки и другие направления).

Преимущества облачных касс:

Полное соответствие требованиям ФЗ №54. Облачная касса работает по той же схеме, что и оборудование, установленное в торговой точке.
Отсутствие физического устройства. Как следствие, у предпринимателя нет проблем с обслуживанием и ремонтом техники.
Различные варианты приема платежей. Облачные онлайн-кассы позволяют принимать оплату с помощью, наличных, QR-кода, системы быстрых платежей и т.д.
Автоматизация многих бизнес-процессов. Создание каталогов, товарный учет, поддержка программ лояльности — это далеко не полный перечень возможностей.
Самые выгодные условия сотрудничества. Облачные сервисы предлагают различные тарифы, в том числе позволяющие бесплатно работать с приложением.

Отдельно стоит сказать о самозанятых. К этой категории относятся частные фитнес-инструкторы, парикмахеры, кондитеры, фотографы, няни, массажисты, а также представители многих других профессий. Согласно ФЗ №54, все они входят в список исключений и могут работать через «Мой налог». Дополнительно можно использовать сервис 2can SoftPOS, который имеет интеграцию с приложением ФНС и делает работу с ним более удобной.

Сервис 2can для предпринимателей и самозанятых

Какую облачную кассу выбрать для бизнеса? На современном рынке представлено немало сервисов, предлагающих услуги мобильного эквайринга, но первым в России был 2can, который начал работать в 2012 году. Сохраняя за собой позицию лидера, к настоящему времени 2can превратился в омниканальную платформу, предоставляющую разнообразные решения для продаж, приема оплат, управления бизнес-процессами.

Что мы предлагаем? Прежде всего, это:

Широкий набор услуг. Онлайн-платежи, мобильный эквайринг, кассовое приложение с облачной фискализацией, комплексные решения для предпринимателей и самозанятых, эффективные инструменты управления бизнесом и многое другое.
Комфортные условия сотрудничества. Мы предлагаем платежные решения с различными тарифами, в том числе бесплатную подписку на 2can Cloud, которая ориентирована на начинающих предпринимателей и компании, работающие в сфере услуг.
Личный кабинет для анализа, управления и контроля. Отслеживайте аналитику, управляйте продажами, работайте с товарным каталогом, контролируйте персонал из любой точки, где есть доступ к интернету.

За время работы на рынке наша компания получила огромное количество положительных отзывов и приобрела множество постоянных клиентов. Приглашаем вас присоединиться к их числу и лично оценить преимущества облачного кассового сервиса 2can.